'చాలా సమావేశాలు' మరియు 'ఉత్పాదకత లేని సమావేశాలలో ఎక్కువ సమయం వృధా.' ఒక సంస్థ తక్కువ ఉద్యోగుల నిశ్చితార్థంతో పోరాడుతున్నప్పుడు, మీరు ఈ ఫిర్యాదులలో ఒకదాన్ని జాబితాలో అగ్రస్థానంలో కనుగొంటారు.
ఇవి సమావేశాల గురించి ఫిర్యాదుల వలె కనిపిస్తాయి, కానీ నిజంగా, ఇవి అగౌరవంగా భావించే ప్రకటనలు.
వారు చాలా సమావేశాలలో ఉన్నారని ఎవరైనా చెప్పినప్పుడు, ఈ సమావేశాలను పిలిచే వ్యక్తులు తమ ప్లేట్‌లోని అన్ని ఇతర ముఖ్యమైన పనులపై శ్రద్ధ చూపడం లేదని వారు చెబుతున్నారు. ఉద్యోగి వారి పనిభారం అనుమతించే దానికంటే ఎక్కువ సమావేశాలకు వెళతారు, విరామాలు, సెలవులు మరియు కుటుంబాల నుండి సమయాన్ని దొంగిలించమని బలవంతం చేస్తారు, తద్వారా వారు తమ చెల్లింపు చెక్కు పొందడానికి పూర్తి చేయవలసిన పనిని చేయవచ్చు.
* ఉత్పాదకత లేని * సమావేశాలలో సమయాన్ని వృథా చేయడం గురించి ఎవరైనా ఫిర్యాదు చేసినప్పుడు, వారు సమావేశ నాయకుడు ఉత్పాదక సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేసేంతగా జట్టును గౌరవించలేదని వారు చెబుతున్నారు. సమావేశానికి ఒక ప్రణాళికను లాగడానికి తమకు సమయం లేదని పరుగెత్తిన నాయకుడు వాదించవచ్చు, ఇది మరింత దిగజారుస్తుంది ఎందుకంటే నాయకుడి సమయం విలువైనదని ఇప్పుడు చాలా స్పష్టంగా ఉంది, కానీ ప్రతి ఒక్కరినీ వృథా చేయడం ఆమోదయోగ్యమైనది.
అధిక పనితీరు గల సంస్థలు సరైన వ్యక్తులతో సరైన సమయంలో సరైన సమావేశాలను నిర్వహిస్తాయి. ఉద్యోగులు సమావేశాలలో పెట్టుబడి పెట్టే సమయాన్ని వారు గౌరవిస్తారు మరియు అది ఉత్పాదక వినియోగానికి ఉపయోగపడుతుందని నిర్ధారించుకోండి.
సమావేశంలోని సమయాన్ని చాలా సరళంగా పంచుకునేటప్పుడు, సమయ విషయాలపై ప్రారంభించడం మరియు ముగించడం. బహుశా మరీ ముఖ్యంగా, పరిగణనలోకి తీసుకునే నాయకులు ఇతర పనులకు అంతరాయం కలిగించే సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయడానికి మరియు అనవసరమైన హాజరైనవారికి అసౌకర్యాన్ని నివారించడానికి పని చేస్తారు.
మీరు సమావేశాలను ఎలా షెడ్యూల్ చేస్తారనే దానిపై గౌరవాన్ని పెంపొందించడానికి ఇక్కడ ఐదు మార్గాలు ఉన్నాయి.
1. టాస్క్ మార్పిడి సమయాన్ని తగ్గించడానికి సహజ పరివర్తన సమయాల్లో సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయండి.
సమర్థవంతమైన షెడ్యూలింగ్ సమావేశాల సమయంలో దృష్టిని మెరుగుపరుస్తుంది, టాస్క్-మార్పిడి ఖర్చులను తగ్గిస్తుంది మరియు ఇతర పని కోసం ఉత్పాదక దృష్టి సమయాన్ని పెంచుతుంది. టాస్క్ మార్పిడి అనేది మీ దృష్టిని ఒక పని నుండి మరొక పని వైపు మళ్లించడానికి మరియు తిరిగి దృష్టి పెట్టడానికి సమయం పడుతుంది. టాస్క్-స్విచింగ్ టైమ్ పెనాల్టీ రోజు నుండి అదనపు 10 నుండి 50 నిమిషాల వరకు ఎక్కడైనా హరించవచ్చు.
సమావేశాలు ఉదయాన్నే, మధ్యాహ్నం విరామానికి ముందు, మరియు రోజు చివరిలో పని ఇప్పటికే సహజంగా దెబ్బతిన్న సమయాలతో సమలేఖనం చేయబడ్డాయి. ఇది ప్రతి సమావేశానికి రెండు కాకుండా టాస్క్-స్విచింగ్ అంతరాయాలను సృష్టిస్తుంది.
2. సిద్ధం చేయడానికి తగిన సమయంతో సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయండి.
సమావేశంలో సమయాన్ని ఉత్పాదకంగా మరియు దృష్టితో ఉంచడానికి, ప్రతి ఒక్కరూ సిద్ధంగా ఉండాలి. ఎజెండాను సమీక్షించడానికి, ఏదైనా నివేదికలను చదవడానికి మరియు వారు అడిగే ప్రశ్నలను పరిగణలోకి తీసుకోవడానికి వారికి సమయం అవసరం.
కనీసం రెండు రోజుల ముందుగానే షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాలు ప్రజలకు సిద్ధం కావడానికి సమయం ఇస్తాయి.
3. పరివర్తనాల కోసం సమావేశాల మధ్య సమయం కేటాయించండి.
ఉత్పాదక సమావేశాలు సమయానికి ప్రారంభమవుతాయి, ప్రజలకు ఒక సమావేశాన్ని విడిచిపెట్టి, తదుపరి సమావేశానికి వెళ్ళడానికి అవసరమైన సమయం లేనప్పుడు ఇది అసాధ్యం అవుతుంది.
బహుళ సమావేశాలతో కూడిన రోజులలో, తదుపరి సమావేశం ప్రారంభానికి కనీసం 10 నిమిషాల ముందు సమావేశాలను ముగించడం ప్రజలకు మనోహరంగా పరివర్తన చెందడానికి సమయం ఉందని నిర్ధారిస్తుంది. విశ్రాంతి గదికి శీఘ్ర యాత్ర చేయడానికి మరియు కొన్ని అత్యవసర సందేశాలను తిరిగి ఇవ్వడానికి ఇది తగినంత సమయం, ఇది ప్రతి ఒక్కరి దృష్టి కేంద్రీకరించే సామర్థ్యంలో చాలా తేడాను కలిగిస్తుంది.
4. పూర్తి లేదా సగం రోజులు 'సమావేశాలు లేవు' సమయం అని బ్లాక్ చేయండి.
అధిక పనితీరు గల వ్యక్తులు వారు చేయాలనుకుంటున్న పని కోసం సమయాన్ని క్రమం తప్పకుండా అడ్డుకుంటారు. టైమ్-బ్లాకింగ్ అని పిలుస్తారు, మీరు ఈ ప్రయోజనాన్ని మొత్తం సమూహంలో నియమించబడిన సమావేశ రహిత ఫోకస్ సమయంతో గుణించవచ్చు.
ప్రతి వారం వ్యక్తిగత పనిని పూర్తి చేయడానికి, ప్రణాళికను సులభతరం చేయడానికి, ఆందోళనను తగ్గించడానికి మరియు ఉత్పాదకతను పెంచడానికి వారు వరుసగా అనేక గంటలు గడపవచ్చని ఇది ప్రతి ఒక్కరికీ తెలియజేస్తుంది. విజ్ఞాన కార్మికులకు వారి ఉత్తమమైన పనిని చేయడానికి మరియు 'ప్రవాహంలోకి రావడానికి' నిరంతరాయంగా ఎక్కువ సమయం అవసరమయ్యే జ్ఞాన కార్మికులకు ఇది చాలా ముఖ్యమైనది.
ఉదాహరణకు, మా బృందం మంగళవారం మరియు శుక్రవారం రెండింటినీ సమావేశాల నుండి ఉచితంగా వదిలివేస్తుంది.
5. సమావేశాలను ఐచ్ఛికం చేయండి.
చివరగా, ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని గౌరవించే సరళమైన మార్గం ఏమిటంటే, ఆ సమయాన్ని ఎలా ఉపయోగించాలో వారి తీర్పును గౌరవించడం. మీ బృందం చాలా సమావేశాలు ఉన్నాయని భావిస్తే, వారు తమ పనికి అనవసరంగా అనిపించే ఏ సమావేశానికైనా వైదొలగవచ్చని వారికి తెలియజేయండి.
మరియు, సమావేశం ఉత్పాదకత కాదని వారు భావిస్తే, 'రెండు అడుగుల చట్టాన్ని' స్వీకరించండి. ఇది మీ సమయాన్ని బాగా ఉపయోగించుకోలేదని మీరు గ్రహించినప్పుడు నిశ్శబ్దంగా సమావేశాన్ని వదిలివేయడం సరైంది.
మీ సంస్థ ఉత్పాదకత లేని సమావేశాలను క్యాలెండర్ నుండి దూరంగా ఉంచడానికి కష్టపడుతుంటే, ఈ చిట్కాలలో కొన్నింటిని విధానాలుగా అమలు చేయడం గౌరవప్రదమైన సందేశాన్ని పంపుతుంది. ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని గౌరవించే సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయడానికి మీరు పని చేసినప్పుడు, మీ కోసం పని చేయడానికి ఎక్కువ సమయం కేటాయించే ఎక్కువ నిశ్చితార్థం మరియు నమ్మకమైన ఉద్యోగులను కలిగి ఉండటం ద్వారా మీరు ప్రయోజనం పొందుతారు.
